Interne Richtlinie zum Whistleblower-System

Ziel dieser Richtlinie ist es, die Modalitäten für die Umsetzung des internen Meldesystems von CforClean S.A. festzulegen, gemäß dem luxemburgischen Gesetz vom 16. Mai 2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Dieses Verfahren ermöglicht es den betroffenen Personen, unter Wahrung der Vertraulichkeit und ohne Gefahr von Repressalien Sachverhalte zu melden, die einen Verstoß gegen geltende gesetzliche, behördliche oder interne Vorschriften im beruflichen Umfeld darstellen könnten.

1. Gegenstand und Zweck der Regelung

Das von CforClean S.A. eingerichtete Whistleblower-System soll einen sicheren, vertraulichen und den gesetzlichen Anforderungen entsprechenden Rahmen gewährleisten, der die Meldung von Informationen über Rechtsverstöße ermöglicht.

Dieses Verfahren verfolgt insbesondere folgende Ziele:
• rechtswidriges oder gegen interne Regeln verstoßendes Verhalten zu verhindern und aufzudecken;
• den Schutz von Personen zu gewährleisten, die in gutem Glauben Meldung erstatten;
• eine unparteiische und vertrauliche Bearbeitung der Meldungen zu gewährleisten;
• dem Unternehmen zu ermöglichen, alle geeigneten Korrekturmaßnahmen zu ergreifen;
• die Einhaltung von Vorschriften und ethischen Grundsätzen innerhalb der Organisation zu stärken.
Das System dient nicht als Instrument zur Bearbeitung gewöhnlicher persönlicher Beschwerden oder von Streitfällen, die ausschließlich in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung fallen.

2. Geltungsbereich

Gemäß Artikel 2 des Gesetzes vom 16. Mai 2023 gilt diese Regelung für Personen, die im privaten oder öffentlichen Sektor tätig sind und im beruflichen Umfeld Kenntnis von Verstößen erlangt haben.

Dies betrifft insbesondere:
• Arbeitnehmer;
• Selbstständige;
• Aktionäre und Gesellschafter;
• Mitglieder der Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgane;
• ehrenamtliche Mitarbeiter und Praktikanten, unabhängig davon, ob sie vergütet werden oder nicht;
• Lieferanten, Subunternehmer und alle Personen, die unter deren Aufsicht und Leitung arbeiten;
• ehemalige Mitarbeiter, sofern die Informationen im Rahmen eines früheren Arbeitsverhältnisses erlangt wurden;
• Bewerber, die im Rahmen eines Einstellungsverfahrens oder vorvertraglicher Verhandlungen Informationen erhalten haben.

Der Schutz erstreckt sich auch auf Personen, die den Whistleblower unterstützen, sowie auf dessen Kollegen oder Angehörige, die möglicherweise Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sind.

3. Art der Meldungen

Meldungen können insbesondere folgende Informationen betreffen:
• Straf- oder Ordnungswidrigkeiten;
• Fälle von Korruption, Betrug oder Unterschlagung;
• Verstöße gegen Rechnungslegungs- oder Finanzvorschriften;
• Verstöße gegen den Datenschutz;
• Verstöße gegen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften;
• Verstöße gegen Wettbewerbsvorschriften;
• Umweltverstöße;
• Verstöße gegen interne Richtlinien und Governance-Regeln;
• jeglicher Verstoß gegen luxemburgisches oder europäisches Recht, der in den Anwendungsbereich des Gesetzes fällt.

Die Meldung muss in gutem Glauben erfolgen und auf begründeten Annahmen beruhen, dass die gemeldeten Tatsachen der Wahrheit entsprechen.

4. Ausschluss von Personalbeschwerden

Das Whistleblower-Verfahren darf nicht für individuelle Beschwerden im Zusammenhang mit Personalangelegenheiten oder alltäglichen Arbeitsbeziehungen genutzt werden.

Von dieser Regelung ausgenommen sind insbesondere:
• Einwände gegen eine Leistungsbeurteilung;
• zwischenmenschliche Konflikte;
• Anträge auf Gehaltserhöhung;
• Beschwerden bezüglich der Arbeitsorganisation;
• ordentliche Disziplinarverfahren;
• alle Anträge, die unter die üblichen internen Personalverfahren fallen.

Diese Fälle müssen über die entsprechenden internen Kanäle der Personalabteilung bearbeitet werden.

5. Modalitäten der internen Meldung

Meldungen können vertraulich über die folgenden internen Kanäle erfolgen:
1. Per gesicherter E-Mail:
[email protected]

Die Meldungen werden von Frau Graca Barros, Mitglied der Personalvertretung und als Verantwortliche für die Bearbeitung von Meldungen benannt, entgegengenommen und streng vertraulich behandelt.

2. Per Post:
CforClean S.A.
Zu Händen des Whistleblower-Beauftragten
22, rue de l’Industrie
L-8399 Windhof

Auf dem Umschlag muss unbedingt folgender Vermerk stehen: „
“ „Meldung eines Whistleblowers – Nicht öffnen“

Alle im Rahmen der Meldung übermittelten Informationen unterliegen verstärkten Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen.

Auf Wunsch des Hinweisgebers kann es im Zusammenhang mit den Hinweisen innerhalb einer angemessenen Frist zu einem persönlichen Gespräch mit der für die Bearbeitung von Hinweisen zuständigen Person kommen.
Dieses Gespräch wird unter Bedingungen organisiert, die die strikte Vertraulichkeit des Austauschs sowie den Schutz der Identität des Hinweisgebers gewährleisten.

Möglichkeit zur anonymen Meldung
Meldungen können über die oben genannten Kanäle anonym erfolgen.

Die Anonymität des Hinweisgebers wird während der gesamten Bearbeitung des Falls gewahrt. Da der Hinweisgeber jedoch nicht identifiziert wird, kann CforClean S.A. ihm weder eine Empfangsbestätigung zusenden noch ihm die gesetzlich vorgeschriebene Rückmeldung übermitteln. Anonyme Meldungen werden dennoch nach denselben Kriterien geprüft wie namentlich gemeldete Fälle, sofern die übermittelten Informationen ausreichend präzise, stichhaltig und fundiert sind, um eine Bearbeitung zu ermöglichen.

6. Verfahren zur Bearbeitung von Meldungen

Gemäß dem Gesetz vom 16. Mai 2023 wird dem Hinweisgeber innerhalb von höchstens sieben (7) Tagen nach Eingang der Meldung eine Empfangsbestätigung zugesandt.

Die Bearbeitung der Meldung kann zu folgenden Maßnahmen führen:
• einer vorläufigen Analyse;
• einer Aufforderung zur Übermittlung weiterer Informationen;
• einer internen Untersuchung;
• der Einleitung von Abhilfemaßnahmen oder Disziplinarmaßnahmen;
• einer Einstellung des Verfahrens, wenn die Sachverhalte nicht in den Anwendungsbereich der Regelung fallen.
Dem Hinweisgeber wird innerhalb einer Frist von höchstens drei (3) Monaten ab dem Empfangsbestätigungsschreiben eine Rückmeldung übermittelt.

CforClean S.A. behält sich das Recht vor, den zuständigen Behörden alle Informationen zu übermitteln, wenn die Umstände dies erfordern.

7. Externe Meldungen

Gemäß Artikel 18 des Gesetzes vom 16. Mai 2023 können die betroffenen Personen auch eine externe Meldung bei den nach luxemburgischem Recht benannten zuständigen Behörden einreichen.

Diese Behörden können insbesondere in folgenden Bereichen zuständig sein:
• Datenschutz;
• Arbeitsrecht;
• Finanzsektor;
• öffentliches Auftragswesen;
• öffentliche Gesundheit;
• Wettbewerb;
• Umwelt.

Es wird jedoch empfohlen, soweit möglich und angemessen, vorrangig die internen Kanäle zu nutzen, um eine schnelle und effiziente Bearbeitung der Meldungen zu ermöglichen.

Öffentliche Bekanntgabe
Gemäß Artikel 19 des Gesetzes vom 16. Mai 2023 kann der Hinweisgeber auch im Falle einer öffentlichen Bekanntgabe der gemeldeten Informationen, insbesondere über die Medien, rechtlichen Schutz genießen, und zwar in den im Gesetz abschließend aufgeführten Fällen, nämlich:
• wenn er zuvor eine interne und/oder externe Meldung erstattet hat, ohne dass innerhalb der gesetzlichen Fristen angemessene Maßnahmen ergriffen wurden; oder
• wenn er berechtigte Gründe zu der Annahme hat, dass der Verstoß eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte oder dass die Gefahr von Vergeltungsmaßnahmen besteht oder die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass der Verstoß über die bestehenden Meldekanäle tatsächlich behandelt wird.

Es wird jedoch dringend empfohlen, vor einer öffentlichen Bekanntgabe zunächst die internen oder offiziellen externen Kanäle zu nutzen, um sowohl die Interessen des Hinweisgebers als auch die Wirksamkeit des Systems zu wahren.

8. Schutz von Hinweisgebern

Jede Person, die eine Meldung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen erstattet, genießt Schutz vor jeder Form direkter oder indirekter Vergeltungsmaßnahmen.

Insbesondere sind verboten:
• Entlassungen;
• Suspendierungen;
• Herabstufungen;
• Diskriminierungen;
• Einschüchterungen;
• Belästigungen;
• Rufschädigungen;
• sonstige nachteilige Maßnahmen im Zusammenhang mit der Meldung.

Gegen eine Person, die in gutem Glauben und im Einklang mit dem geltenden Recht eine Meldung erstattet hat, kann keine zivil-, straf- oder disziplinarrechtliche Haftung geltend gemacht werden.

Wer hingegen wissentlich falsche oder irreführende Informationen verbreitet, muss mit disziplinarischen und/oder strafrechtlichen Sanktionen rechnen.

Unterstützungsmaßnahmen für Hinweisgeber
Neben dem Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen kann der Hinweisgeber von den im Gesetz vom 16. Mai 2023 vorgesehenen Unterstützungsmaßnahmen profitieren, darunter insbesondere:
• umfassende, unabhängige und kostenlose Informationen über die verfügbaren Verfahren und Rechtsmittel sowie über den Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, bereitgestellt von der gesetzlich eingerichteten Whistleblower-Stelle (OLA);
• Unterstützung bei den zuständigen Behörden im Zusammenhang mit dem Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, einschließlich einer Bescheinigung, aus der hervorgeht, dass er unter dem gesetzlichen Schutz steht;
• rechtliche, finanzielle und psychologische Unterstützung, die beim Amt für Hinweisgeber (OLA) beantragt werden kann, das über die offizielle Website des Justizministeriums erreichbar ist: mj.gouvernement.lu.

CforClean S.A. verpflichtet sich darüber hinaus, jeden Hinweisgeber je nach Art und Sensibilität des gemeldeten Sachverhalts aktiv an die entsprechenden internen oder externen Stellen weiterzuleiten.

9. Vertraulichkeit und Datenschutz

CforClean S.A. misst dem Schutz personenbezogener Daten und der Vertraulichkeit von Meldungen besondere Bedeutung bei.
Die im Rahmen des Systems erhobenen Daten werden gemäß folgenden Bestimmungen verarbeitet:
• der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO);
• dem geltenden luxemburgischen Recht;
• der internen Datenschutzrichtlinie von CforClean S.A.

Die Daten beschränken sich ausschließlich auf die Informationen, die für die Analyse und Bearbeitung der Meldung erforderlich sind.
Der Zugriff auf die Informationen ist ausschließlich den befugten Personen vorbehalten, die an der Bearbeitung des Falls beteiligt sind.
Die Daten werden für einen Zeitraum aufbewahrt, der in einem angemessenen Verhältnis zu den verfolgten Zwecken und den geltenden gesetzlichen Verpflichtungen steht, und höchstens fünf (5) Jahre ab Abschluss der Meldung, es sei denn, ein laufendes Gerichts- oder Verwaltungsverfahren rechtfertigt eine längere Aufbewahrung. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

Es werden alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen, um Folgendes zu gewährleisten:
• die Vertraulichkeit der Informationen;
• die Integrität der Daten;
• die Sicherheit des Datenaustauschs;
• den Schutz der Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Personen.

10. Inkrafttreten

Die vorliegende Richtlinie tritt mit dem Datum ihrer Genehmigung durch die Geschäftsleitung von CforClean S.A. in Kraft.
Sie kann jederzeit geändert werden, um rechtlichen, behördlichen oder organisatorischen Entwicklungen Rechnung zu tragen.

Romuald Quaranta
Geschäftsführer – CforClean S.A.