Politique interne relative au dispositif de lanceur d'alerte

La présente politique a pour objet de définir les modalités de mise en oeuvre du dispositif interne de signalement de CforClean S.A., conformément à la loi luxembourgeoise du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union.

Ce dispositif permet aux personnes concernées de signaler, en toute confidentialité et sans risque de représailles, des faits susceptibles de constituer une violation de dispositions légales, réglementaires ou internes applicables dans un contexte professionnel.

1. Objet et finalité du dispositif

Le dispositif de lanceur d’alerte mis en place par CforClean S.A. vise à garantir un cadre sécurisé, confidentiel et conforme aux exigences légales permettant le signalement d’informations relatives à des violations du droit.

Ce mécanisme poursuit notamment les objectifs suivants :
• prévenir et détecter les comportements illicites ou contraires aux règles internes ;
• assurer la protection des personnes effectuant un signalement de bonne foi ;
• garantir un traitement impartial et confidentiel des alertes ;
• permettre à l’entreprise de prendre toute mesure corrective appropriée ;
• renforcer la conformité et l’éthique au sein de l’organisation.
Le dispositif ne constitue pas un outil de gestion des plaintes personnelles ordinaires ou des litiges relevant exclusivement des ressources humaines.

2. Champ d’application

Conformément à l’article 2 de la loi du 16 mai 2023, le présent dispositif s’applique aux personnes travaillant dans le secteur privé ou public ayant obtenu des informations sur des violations dans un contexte professionnel.

Sont notamment concernés :
• les travailleurs salariés ;
• les travailleurs indépendants ;
• les actionnaires et associés ;
• les membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance ;
• les bénévoles et stagiaires rémunérés ou non ;
• les fournisseurs, sous-traitants et toute personne travaillant sous leur supervision et direction ;
• les anciens collaborateurs lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre d’une relation de travail antérieure ;
• les candidats à l’emploi ayant obtenu des informations durant un processus de recrutement ou des négociations précontractuelles.

La protection s’étend également aux facilitateurs, aux collègues ou aux proches du lanceur d’alerte susceptibles de faire l’objet de représailles.

3. Nature des signalements

Peuvent faire l’objet d’un signalement les informations portant notamment sur :
• des infractions pénales ou administratives ;
• des faits de corruption, fraude ou détournement ;
• des violations des règles comptables ou financières ;
• des atteintes à la protection des données personnelles ;
• des violations des obligations en matière de santé et sécurité ;
• des manquements aux règles de concurrence ;
• des atteintes à l’environnement ;
• des violations des politiques internes et règles de gouvernance ;
• toute violation du droit luxembourgeois ou européen entrant dans le champ d’application de la loi.

Le signalement doit être effectué de bonne foi et reposer sur des motifs raisonnables de croire à la véracité des faits signalés.

4. Exclusion des réclamations RH

Le dispositif de lanceur d’alerte ne peut être utilisé pour des revendications individuelles relatives aux ressources humaines ou aux relations de travail courantes.

Sont notamment exclues du présent dispositif :
• les contestations relatives à une évaluation professionnelle ;
• les conflits interpersonnels ;
• les demandes d’augmentation salariale ;
• les réclamations concernant l’organisation du travail ;
• les procédures disciplinaires ordinaires ;
• toute demande relevant des procédures RH internes habituelles.

Ces situations doivent être traitées par les canaux internes appropriés du département des ressources humaines.

5. Modalités de signalement interne

Les signalements peuvent être effectués de manière confidentielle via les canaux internes suivants :
1. Par courrier électronique sécurisé :
[email protected]

Les signalements sont réceptionnés et traités de manière strictement confidentielle par Madame Graca Barros, membre de la délégation du personnel et responsable désignée pour la gestion des alertes.

2. Par courrier postal :
CforClean S.A.
À l’attention du responsable alerte
22, rue de l’Industrie
L-8399 Windhof

L’enveloppe devra impérativement porter la mention :
« Signalement lanceur d’alerte – Ne pas ouvrir »

L’ensemble des informations transmises dans le cadre du signalement fait l’objet de mesures de sécurité et de confidentialité renforcées.

Les signalements peuvent également, à la demande de l’auteur du signalement, faire l’objet d’une rencontre en personne organisée dans un délai raisonnable avec la personne désignée pour le traitement des alertes.
Cette rencontre sera organisée dans des conditions garantissant la stricte confidentialité des échanges ainsi que la protection de l’identité du lanceur d’alerte.

Possibilité de signalement anonyme
Les signalements peuvent être effectués de manière anonyme via les canaux mentionnés ci-dessus.

L’anonymat du lanceur d’alerte sera respecté tout au long du traitement du dossier. Toutefois, l’absence d’identification du lanceur d’alerte ne permettra pas à CforClean S.A. de lui adresser un accusé de réception ni de lui communiquer le retour d’information prévu par la loi. Les signalements anonymes seront néanmoins examinés selon les mêmes critères que les signalements identifiés, dans la mesure où les informations transmises sont suffisamment précises, sérieuses et étayées pour permettre leur traitement.

6. Procédure de traitement des signalements

Conformément à la loi du 16 mai 2023, un accusé de réception sera adressé au lanceur d’alerte dans un délai maximal de sept (7) jours à compter de la réception du signalement.

Le traitement du signalement pourra donner lieu à :
• une analyse préliminaire ;
• une demande d’informations complémentaires ;
• une enquête interne ;
• la mise en oeuvre de mesures correctives ou disciplinaires ;
• un classement sans suite lorsque les faits ne relèvent pas du dispositif.
Un retour d’informations sera communiqué au lanceur d’alerte dans un délai maximal de trois (3) mois à compter de l’accusé de réception.

CforClean S.A. se réserve le droit de transmettre toute information aux autorités compétentes lorsque les circonstances l’exigent.

7. Signalements externes

Conformément à l’article 18 de la loi du 16 mai 2023, les personnes concernées peuvent également effectuer un signalement externe auprès des autorités compétentes désignées par la loi luxembourgeoise.

Ces autorités peuvent notamment être compétentes dans les domaines suivants :
• protection des données ;
• droit du travail ;
• secteur financier ;
• marchés publics ;
• santé publique ;
• concurrence ;
• environnement.

Il est néanmoins recommandé, lorsque cela est possible et approprié, d’utiliser prioritairement les canaux internes afin de permettre un traitement rapide et efficace des signalements.

Divulgation publique
Conformément à l’article 19 de la loi du 16 mai 2023, le lanceur d’alerte peut également bénéficier d’une protection légale en cas de divulgation publique des informations signalées, notamment via les médias, dans les cas limitativement énumérés par la loi, à savoir :
• lorsqu’il a d’abord effectué un signalement interne et/ou externe sans qu’aucune mesure appropriée n’ait été prise en réponse dans les délais légaux ; ou
• lorsqu’il a des motifs raisonnables de croire que la violation peut représenter un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public, ou qu’il existe un risque de représailles ou une faible probabilité que la violation soit effectivement traitée par les canaux de signalement existants.

Il est toutefois fortement recommandé de privilégier les canaux internes ou externes officiels avant toute divulgation publique, afin de préserver tant les intérêts du lanceur d’alerte que l’efficacité du dispositif.

8. Protection du lanceur d’alerte

Toute personne effectuant un signalement conformément aux exigences légales bénéficie d’une protection contre toute forme de représailles directes ou indirectes.

Sont notamment interdites :
• les mesures de licenciement ;
• les suspensions ;
• les rétrogradations ;
• les discriminations ;
• les intimidations ;
• le harcèlement ;
• les atteintes à la réputation ;
• toute autre mesure défavorable liée au signalement.

Aucune responsabilité civile, pénale ou disciplinaire ne pourra être engagée à l’encontre d’une personne ayant effectué un signalement de bonne foi conformément à la loi applicable.

En revanche, les personnes transmettant sciemment des informations fausses ou trompeuses pourront faire l’objet de sanctions disciplinaires et/ou judiciaires.

Mesures de soutien au lanceur d’alerte
Outre la protection contre les représailles, le lanceur d’alerte peut bénéficier de mesures de soutien prévues par la loi du 16 mai 2023, dont notamment :
• une information complète, indépendante et gratuite sur les procédures et recours disponibles, ainsi que sur la protection contre les représailles, fournie par l’Office des lanceurs d’alerte (OLA) institué par la loi ;
• une assistance auprès des autorités compétentes en lien avec la protection contre les représailles, y compris une attestation certifiant qu’il bénéficie de la protection légale ;
• un soutien juridique, financier et psychologique pouvant être sollicité auprès de l’Office des lanceurs d’alerte (OLA), accessible via le site officiel du Ministère de la Justice : mj.gouvernement.lu.

CforClean S.A. s’engage par ailleurs à orienter activement tout lanceur d’alerte vers les ressources internes ou externes pertinentes en fonction de la nature et de la sensibilité du signalement effectué.

9. Confidentialité et protection des données

CforClean S.A. attache une importance particulière à la protection des données personnelles et à la confidentialité des signalements.
Les données collectées dans le cadre du dispositif sont traitées conformément :
• au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) ;
• à la loi luxembourgeoise applicable ;
• à la politique interne de protection des données de CforClean S.A.

Les données sont strictement limitées aux informations nécessaires à l’analyse et au traitement du signalement.
L’accès aux informations est réservé exclusivement aux personnes habilitées intervenant dans le traitement du dossier.
Les données sont conservées pendant une durée proportionnée aux finalités poursuivies et aux obligations légales applicables, et au maximum cinq (5) ans à compter de la clôture du signalement, sauf en cas de procédure judiciaire ou administrative en cours qui justifierait une conservation plus longue. À l’issue de cette période, les données sont supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.

Toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en oeuvre afin de garantir :
• la confidentialité des informations ;
• l’intégrité des données ;
• la sécurité des échanges ;
• la protection de l’identité du lanceur d’alerte et des personnes concernées.

10. Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur à compter de sa date de validation par la direction de CforClean S.A.
Elle pourra être modifiée à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou organisationnelles.

Romuald Quaranta
Administrateur délégué – CforClean S.A.