Política interna relativa ao mecanismo de denúncia

A presente política tem por objetivo definir as modalidades de aplicação do mecanismo interno de denúncia da CforClean S.A., em conformidade com a lei luxemburguesa de 16 de maio de 2023 que transpõe a Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União.

Este mecanismo permite que as pessoas em causa denunciem, com total confidencialidade e sem risco de retaliação, factos que possam constituir uma violação das disposições legais, regulamentares ou internas aplicáveis num contexto profissional.

1. Objeto e finalidade do dispositivo

O mecanismo de denúncia criado pela CforClean S.A. visa garantir um quadro seguro, confidencial e em conformidade com os requisitos legais, que permita a comunicação de informações relativas a violações da lei.

Este mecanismo visa, nomeadamente, os seguintes objetivos:
• prevenir e detetar comportamentos ilícitos ou contrários às regras internas;
• assegurar a proteção das pessoas que efetuam uma denúncia de boa-fé;
• garantir um tratamento imparcial e confidencial das denúncias;
• permitir que a empresa tome todas as medidas corretivas adequadas;
• reforçar a conformidade e a ética no seio da organização.
Este mecanismo não constitui uma ferramenta de gestão de reclamações pessoais comuns ou de litígios que sejam da exclusiva competência dos recursos humanos.

2. Âmbito de aplicação

Nos termos do artigo 2.º da lei de 16 de maio de 2023, o presente dispositivo aplica-se às pessoas que trabalham no setor privado ou público e que tenham obtido informações sobre violações num contexto profissional.

Estão nomeadamente abrangidos:
• os trabalhadores por conta de outrem;
• os trabalhadores independentes;
• os acionistas e sócios;
• os membros dos órgãos de administração, direção ou supervisão;
• os voluntários e estagiários, remunerados ou não;
• fornecedores, subcontratados e qualquer pessoa que trabalhe sob a sua supervisão e direção;
• antigos colaboradores, quando as informações tiverem sido obtidas no âmbito de uma relação laboral anterior;
• candidatos a emprego que tenham obtido informações durante um processo de recrutamento ou negociações pré-contratuais.

A proteção estende-se igualmente aos facilitadores, colegas ou familiares do denunciante que possam ser alvo de represálias.

3. Natureza das notificações

Podem ser objeto de denúncia as informações relativas, nomeadamente, a:
• infrações penais ou administrativas;
• casos de corrupção, fraude ou desvio de fundos;
• violações das normas contabilísticas ou financeiras;
• violações da proteção de dados pessoais;
• violações das obrigações em matéria de saúde e segurança;
• incumprimento das regras da concorrência;
• violações ambientais;
• violações das políticas internas e das regras de governação;
• qualquer violação do direito luxemburguês ou europeu abrangida pelo âmbito de aplicação da lei.

A denúncia deve ser feita de boa-fé e basear-se em motivos razoáveis para acreditar na veracidade dos factos denunciados.

4. Exclusão de reclamações relacionadas com os recursos humanos

O mecanismo de denúncia não pode ser utilizado para reclamações individuais relacionadas com recursos humanos ou com as relações laborais correntes.

Estão, nomeadamente, excluídas do presente mecanismo:
• contestações relativas a uma avaliação profissional;
• conflitos interpessoais;
• pedidos de aumento salarial;
• reclamações relativas à organização do trabalho;
• processos disciplinares ordinários;
• qualquer pedido que se insira no âmbito dos procedimentos internos habituais de RH.

Estas situações devem ser tratadas através dos canais internos adequados do departamento de recursos humanos.

5. Procedimentos de denúncia interna

As denúncias podem ser feitas de forma confidencial através dos seguintes canais internos:
1. Por correio eletrónico seguro:
[email protected]

As denúncias são recebidas e tratadas de forma estritamente confidencial pela Sra. Graça Barros, membro da delegação do pessoal e responsável designada pela gestão das denúncias.

2. Por correio:
CforClean S.A.
À atenção do responsável pelo sistema de alertas
22, rue de l’Industrie
L-8399 Windhof

O envelope deverá obrigatoriamente conter a seguinte menção:
«Denúncia de um denunciante – Não abrir»

Todas as informações transmitidas no âmbito da denúncia estão sujeitas a medidas reforçadas de segurança e confidencialidade.

As denúncias podem também, a pedido do autor da denúncia, ser objeto de uma reunião presencial organizada num prazo razoável com a pessoa designada para o tratamento das denúncias.
Esta reunião será organizada em condições que garantam a estrita confidencialidade das conversas, bem como a proteção da identidade do denunciante.

Possibilidade de denúncia anónima
As denúncias podem ser feitas de forma anónima através dos canais acima mencionados.

O anonimato do denunciante será respeitado ao longo de todo o processo. No entanto, a ausência de identificação do denunciante não permitirá à CforClean S.A. enviar-lhe um aviso de receção nem comunicar-lhe o feedback previsto pela lei. As denúncias anónimas serão, no entanto, analisadas de acordo com os mesmos critérios que as denúncias identificadas, desde que as informações transmitidas sejam suficientemente precisas, sérias e fundamentadas para permitir o seu tratamento.

6. Procedimento de tratamento das notificações

Nos termos da lei de 16 de maio de 2023, será enviado um aviso de receção ao denunciante no prazo máximo de sete (7) dias a contar da receção da denúncia.

O tratamento da denúncia poderá dar origem a:
• uma análise preliminar;
• um pedido de informações complementares;
• um inquérito interno;
• a implementação de medidas corretivas ou disciplinares;
• o arquivamento do processo quando os factos não se enquadrem no âmbito do mecanismo.
Será enviado um feedback ao denunciante no prazo máximo de três (3) meses a contar da data do aviso de receção.

A CforClean S.A. reserva-se o direito de transmitir qualquer informação às autoridades competentes sempre que as circunstâncias assim o exijam.

7. Notificações externas

Nos termos do artigo 18.º da lei de 16 de maio de 2023, as pessoas em causa podem igualmente apresentar uma denúncia externa junto das autoridades competentes designadas pela legislação luxemburguesa.

Estas autoridades podem, nomeadamente, ser competentes nos seguintes domínios:
• proteção de dados;
• direito do trabalho;
• setor financeiro;
• contratos públicos;
• saúde pública;
• concorrência;
• ambiente.

No entanto, recomenda-se que, sempre que possível e adequado, se dê prioridade à utilização dos canais internos, de modo a permitir um tratamento rápido e eficaz das notificações.

Divulgação pública
Nos termos do artigo 19.º da lei de 16 de maio de 2023, o denunciante pode igualmente beneficiar de proteção legal em caso de divulgação pública das informações comunicadas, nomeadamente através dos meios de comunicação social, nos casos exaustivamente enumerados na lei, a saber:
• quando tiver efetuado primeiro uma denúncia interna e/ou externa sem que tenham sido tomadas medidas adequadas em resposta dentro dos prazos legais; ou
• quando tiver motivos razoáveis para acreditar que a violação pode representar um perigo iminente ou manifesto para o interesse público, ou que existe um risco de retaliação ou uma probabilidade reduzida de que a violação seja efetivamente tratada pelos canais de denúncia existentes.

No entanto, recomenda-se vivamente que se dê prioridade aos canais internos ou externos oficiais antes de qualquer divulgação pública, a fim de preservar tanto os interesses do denunciante como a eficácia do mecanismo.

8. Proteção do denunciante

Qualquer pessoa que efetue uma denúncia em conformidade com os requisitos legais beneficia de proteção contra qualquer forma de retaliação direta ou indireta.

São, nomeadamente, proibidas:
• medidas de despedimento;
• suspensões;
• rebaixamentos;
• discriminações;
• intimidações;
• assédio;
• ataques à reputação;
• qualquer outra medida desfavorável relacionada com a denúncia.

Não poderá ser imputada qualquer responsabilidade civil, penal ou disciplinar a uma pessoa que tenha efetuado uma denúncia de boa-fé, em conformidade com a legislação aplicável.

Por outro lado, as pessoas que divulgarem deliberadamente informações falsas ou enganosas poderão ser alvo de sanções disciplinares e/ou judiciais.

Medidas de apoio ao denunciante
Para além da proteção contra retaliações, o denunciante pode beneficiar de medidas de apoio previstas na lei de 16 de maio de 2023, entre as quais se destacam:
• informação completa, independente e gratuita sobre os procedimentos e vias de recurso disponíveis, bem como sobre a proteção contra retaliações, prestada pelo Gabinete dos Denunciantes (OLA), instituído pela lei;
• assistência junto das autoridades competentes no que diz respeito à proteção contra represálias, incluindo um atestado que certifique que beneficia de proteção legal;
• apoio jurídico, financeiro e psicológico que pode ser solicitado ao Gabinete dos Denunciantes (OLA), acessível através do site oficial do Ministério da Justiça: mj.gouvernement.lu.

A CforClean S.A. compromete-se, além disso, a encaminhar ativamente qualquer denunciante para os recursos internos ou externos adequados, consoante a natureza e a sensibilidade da denúncia apresentada.

9. Confidencialidade e proteção de dados

A CforClean S.A. atribui especial importância à proteção dos dados pessoais e à confidencialidade das denúncias.
Os dados recolhidos no âmbito deste mecanismo são tratados em conformidade com:
• o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD);
• a legislação luxemburguesa aplicável;
• a política interna de proteção de dados da CforClean S.A.

Os dados limitam-se estritamente às informações necessárias para a análise e o tratamento da denúncia.
O acesso às informações é reservado exclusivamente às pessoas autorizadas que intervêm no tratamento do processo.
Os dados são conservados durante um período proporcional às finalidades pretendidas e às obrigações legais aplicáveis, e no máximo cinco (5) anos a contar do encerramento da notificação, salvo no caso de um processo judicial ou administrativo em curso que justifique uma conservação mais prolongada. No final deste período, os dados são eliminados ou anonimizados de forma segura.

São implementadas todas as medidas técnicas e organizacionais adequadas para garantir:
• a confidencialidade das informações;
• a integridade dos dados;
• a segurança das comunicações;
• a proteção da identidade do denunciante e das pessoas envolvidas.

10. Entrada em vigor

A presente política entra em vigor a partir da data da sua aprovação pela direção da CforClean S.A.
Poderá ser alterada a qualquer momento, a fim de ter em conta as alterações legais, regulamentares ou organizacionais.

Romuald Quaranta
Administrador delegado – CforClean S.A.